Acción 5W2H es uno de los enfoques de gestión más populares en el mundo. Este método recopila información para formular varios procesos sin perder elementos relevantes, utilizando para ello una serie de preguntas.

Varias empresas que necesitan establecer un ritmo adecuado para las distintas actividades de su producción pueden beneficiarse de esta metodología, ya sea una de gestión de flotas de vehículos ligeros o cualquier otro tipo de empresa.

Es decir, este método 5W2H tiene como objetivo utilizar mecanismos de optimización para definir una forma de simplificar la planificación de acciones.

Hoy en día, cualquier negocio necesita tener un plan de acción para mantenerse en el mercado. Esto significa tener que planificar las acciones que la empresa va a realizar, designando responsables de cada acción y que el gerente lidere todo.

Ya sea en la creación o reorganización de una empresa, eventualmente todos los gerentes necesitan utilizar este proceso, y para que todo funcione de la manera más adecuada, se crean métodos que facilitan su uso.

Después de todo, ¿qué es 5W2H?

El término 5W2H no es más que un acrónimo para indicar varias acciones que deben realizar todos los involucrados en un proyecto.

Es decir, 5W2H son las siglas en inglés de siete guías diferentes para ayudar a aclarar las dudas que puedan surgir durante una determinada actividad de un proyecto que la empresa está llevando a cabo. 

La abreviatura 5W significa:

• What (¿qué?);
• Why (¿porqué?);
• Where (¿dónde?);
• When (¿cuándo?);
• Who (¿quién?).

Mientras que el resto de los siguientes, 2H, los significados son:

• How (¿cómo?);
• How much (¿cuánto?).

Al responder a todas estas preguntas prácticas, tendrá una descripción general del proyecto que le dará una idea de cada paso necesario para lograr sus objetivos.

5W2H ayuda principalmente a ejecutar y controlar tareas, lo que ahorra recursos y tiempo considerablemente. Eso es porque, con todos los personajes definidos en un proyecto, es más fácil para todos empezar a hacer sin dejar lugar a dudas.

Por ejemplo, considere una empresa de ingeniería que realiza cableado estructurado corporativo, por ejemplo. Este enfoque se puede aplicar a cualquiera de las acciones de la empresa, desde la gestión hasta la operación de instalación del cableado.

El resultado es más que ahorrar tiempo y dinero, hacer que los equipos sean más cohesionados y trabajar con mayor fluidez, haciendo que su equipo de colaboradores se sienta más valorado y parte de una causa mayor.

¿Cómo insertar 5W2H en su empresa?

El método 5W2H es un método muy básico, pero bastante objetivo, que facilita la planificación de cualquier plan de acción para cualquier área o proceso de tu negocio.

Por lo tanto, ser una empresa que brinde servicios de consultoría contable para la apertura empresarial o una tienda de ropa, utilizar la metodología 5W2H puede ser muy beneficioso.

Para comenzar a crear una planificación con esta metodología, busque la ayuda de alguien en el departamento que está implementando la práctica para evitar la repetición del trabajo.

Esto se debe a que estas personas pueden ayudarlo a pensar en lo que puede o no funcionar en el campo en función de su experiencia, eliminando la necesidad de reprogramar cuando no es factible debido a la falta de tiempo o recursos.

Además, es relevante utilizar 5W2H junto con otros métodos, como el uso de métodos ágiles, como Kanban.

Los tableros Kanban brindan visibilidad y transparencia en todas las fases de un proyecto, incluido el flujo de tareas para cada parte interesada.

Sin embargo, la facilidad de uso y aplicación hizo del método 5W2H una herramienta de gestión más extendida que comenzó a utilizarse en las más diversas situaciones.

Esto sucede porque la metodología que conforma la herramienta es básicamente una lista de ítems que deben ser considerados y respondidos para garantizar la transparencia y comprensión en la ejecución de ciertas actividades.

Entender bien el propósito del 5W2H

Este es el primer paso para incorporar el 5W2H en la gestión corporativa de tu negocio. Es decir, entienda qué espera lograr con esta metodología a corto o largo plazo.

Por supuesto, cada empresa y negocio tiene sus peculiaridades y necesidades, desde aspectos burocráticos, como la renovación de ctfi ibama, hasta el seguimiento periódico de proyectos en empresas de arquitectura y urbanismo.

Dicho esto, comprender las debilidades de su negocio para mejorarlo, ya sea un producto o servicio, atraer más clientes, aumentar los ingresos y aumentar el conocimiento de la marca es un punto clave para todo negocio.

Para realizar la investigación necesaria e identificar sus objetivos, deberá usar software de análisis y big data, incluso datos de ERP integrado, herramientas de marketing, encuestas NPS y comentarios de los clientes, software de recursos humanos y muchas otras fuentes.

Responde las 7 preguntas de 5W2H

Las preguntas 5W2H deben responderse de manera muy objetiva para no contaminar su mesa y facilitar la visualización de los planes descritos, así que encuentre la respuesta a cada pregunta a continuación:

(What) – Qué se hará en el proyecto?

Primero debes responder cuál es el propósito de tu plan de acción para tu contenido, o qué problema quieres resolver con él.

Por ejemplo, si tiene un transporte de carga logística, es posible que desee considerar qué estrategias atraerán mejor a más clientes B2B que desean optimizar y mejorar sus procesos logísticos para las entregas.

(Why) – ¿Porque?

Aquí debe responder por qué desea hacer este plan y considerar los beneficios que puede obtener al completar el proyecto y/o la tarea. En este sentido, se pueden considerar estrategias de mejora internas o externas.

En otras palabras, puede tanto mejorar las relaciones entre los empleados como ayudar a las empresas a aumentar las ventas y las ganancias con la posibilidad de ofrecer descuentos en valores, por ejemplo.

(Where) – ¿Dónde se ejecutará el proyecto?

Responde dónde se implementará tu plan de acción, por ejemplo en todo el departamento, solo en equipos o incluso en sucursales, en canales específicos de comunicación con los clientes, en redes sociales, en definitiva, donde está el foco de los objetivos.

(When) – ¿Cuándo se implementará el proyecto?

En este campo puede establecer una política de inicio de ejecución (por ejemplo, 2 meses) y un tiempo de finalización (el plan debe ejecutarse en 2 meses).

(Who) – ¿Quién ejecutará el proyecto?

Responda aquí quién estará involucrado en la tarea y responsable de lograr las metas establecidas, como un empleado específico o todo el equipo.

(How) – ¿Cómo se hará el proyecto?

En este sentido, se deben considerar todos los recursos necesarios para la ejecución del plan, tales como herramientas, capacitación, materiales detallados, mejores canales de comunicación, etc.

(How much) – ¿Cuánto costará el proyecto?

En última instancia, responderá en función de todas las demás respuestas, como cuánto costará implementar el programa, ya sea trabajando con colaboradores, socios, software o publicidad.

Después de la macroplanificación del plan de acción, es necesario identificar en detalle la persona responsable de cada tarea.

¿Por qué usar 5W2H para acelerar los procesos?

Ya notaste lo fácil que es usar esta herramienta y su capacidad para optimizar todos los procesos y todos los elementos que componen un proyecto.

Esta es la razón principal por la que se utiliza la metodología 5W2H para agilizar los procesos.

Después de todo, cuando hay transparencia sobre qué es una tarea y cómo se debe hacer, así como quién es el responsable, es posible minimizar y evitar errores que se generan principalmente por mala interpretación de la información entre personas o departamentos.

La agilidad en los procesos proviene de una mejor ejecución, lo que trae consigo un mayor nivel de desempeño. Estos indicadores se mejoran cuando se analizan e identifican los cuellos de botella y sus principales causas.

Las actividades del proceso de mapeo consisten en abarcar todo lo que involucra su ejecución, como se explicó anteriormente.

Esto proporciona una comprensión profunda de sus deficiencias, pero principalmente ayuda a encontrar alternativas que puedan satisfacer y mejorar las necesidades diagnosticadas.

La observación de estos procesos, y especialmente de los pasos que los componen, proporciona lo necesario para crear un plan de acción quirúrgico acorde con los resultados deseados. Y también permite la optimización de recursos.

Esto es posible porque la dirección muchas veces sabe que hay una determinada actividad que requiere más tiempo para llevarse a cabo, incluida la necesidad de un buen Soporte Técnico de TI pero no sé por dónde empezar, ni cómo, ni quién, etc.

Al aplicar 5W2H, respondiendo todas las preguntas, pueden tener una mejor visión de sus procesos, conociendo sus deficiencias y los motivos que las hacen aparecer.

Con ello se crean soluciones y se elabora un plan de acción para implementar las mejoras oportunas. Equipo del blog Guía de Investimento, donde se pueden encontrar cientos de contenidos informativos sobre diferentes segmentos.