Actualmente, al aumentar la productividad, debido al avance tecnológico y la expansión del mercado, se ha vuelto aún más competitivo. Así, la búsqueda de aumentar la productividad y formas de optimizar el tiempo se ha convertido en una necesidad cada vez más fundamental para las empresas.
Sin embargo, en la gestión del tiempo y de las personas no se trata solo de administrar tareas, se trata de controlar la duración de toda la jornada laboral, aprovechar mejor esas horas y aumentar la productividad.
¿Qué está consumiendo tu tiempo?
Antes de encontrar formas de aumentar la productividad de su equipo, es fundamental que los gerentes sean conscientes de todos los aspectos de las actividades operativas y del día a día que pueden hacerles perder el tiempo.
En una empresa, estas distracciones que dificultan el desempeño de los trabajadores e impiden la optimización de las actividades pueden tener su origen, tanto en el entorno como en los propios individuos.
Por lo tanto, debe estar atento a:
- Falta de organización en el ambiente de trabajo;
- Distracciones en el trabajo;
- Sobrecarga en un solo empleado;
- Dificultad para priorizar tareas;
- Uso constante de celulares, redes sociales o correos electrónicos.
Por otro lado, los consumidores de tiempo provocados por el entorno empresarial son un poco más difíciles de eliminar, ya que están directamente relacionados con los procesos operativos y burocráticos de la institución.
Sin embargo, si estas actividades obstaculizan el progreso y la productividad del equipo, los gerentes deben estar atentos y encontrar formas de resolver el problema.
Entre las pérdidas ambientales de tiempo, tenemos:
- Demasiadas reuniones innecesarias;
- Conversaciones paralelas;
- Rehacer lo ejecutado;
- Hacer informes innecesarios;
- Visitas inesperadas, entre otras.
5 formas prácticas de aumentar la productividad de tu equipo, y así optimizar el tiempo
Después de comprender e identificar todos los puntos y actividades que pueden estar comprometiendo la optimización del tiempo organizacional, es necesario invertir en acciones que realmente puedan mejorar la productividad de su equipo y el desempeño de la empresa.
La mayoría de las veces, estas acciones están relacionadas con la gestión empresarial y la mejora de las prácticas administrativas, que tienen como objetivo mejorar el trabajo y los resultados obtenidos por el sector de ventas y marketing.
Por ello, es fundamental que las organizaciones incluyan en sus estrategias, acciones como:
Automatice los procesos
El uso de software y plataformas digitales, como CRM – Customer Communication Manager –, se han vuelto imprescindibles para los procesos internos de venta y para el crecimiento de las empresas.
Eso es porque estos software permiten a los empleados dejar de realizar algunas tareas manuales, para invertir en actividades más complejas y necesarias.
Así, la automatización de los procesos rutinarios, además de permitir centralizar todos los documentos en un solo lugar -facilitando el acceso a las prácticas- también reduce los errores humanos, organiza las tareas y los datos de cada hoja de cálculo.
Establece metas alcanzables
La introducción de una aplicación de embudo de ventas en los procesos internos es crucial para ayudar a construir un perfil de cliente ideal, mientras ayuda a los gerentes a determinar las necesidades de estos consumidores y el mercado.
Así, la construcción de metas de productividad puede ser más eficiente y realista, apoyada en las métricas que estas plataformas digitales ponen a disposición y en los datos recopilados durante las interacciones con el público.
Modernizar el entorno de trabajo
Como se vio anteriormente, la tecnología ha permitido varios cambios en las actividades de una empresa. Sin embargo, invertir en la modernización de estos entornos no tiene por qué ser necesariamente costoso para la empresa.
Por ejemplo, CRM en línea gratuito permite a las pequeñas empresas ahorrar tiempo y dinero en el archivo de documentos, tener más control sobre los informes e incluso permitir un fácil acceso a estos archivos a través del almacenamiento en la nube.
Informatizar y modernizar el ambiente de trabajo permite realizar análisis más amplios y precisos sobre los puntos a mejorar en la operación y sobre las oportunidades que se pueden explorar, aumentando la productividad de todos los sectores.
Invertir en la formación de los empleados
Invertir en un CRM gratuito también puede permitir que los gerentes y líderes de la industria identifiquen más claramente qué empleados tienen más dificultades o necesitan una mejor capacitación.
Esta capacitación –que puede realizarse a través de cursos, charlas, educación formal, entre otros– es fundamental para el desarrollo de una organización y para alcanzar las metas establecidas.
Mejorar la comunicación interna
Una empresa con poca comunicación interna o comunicación ineficiente es más susceptible a errores, retrabajos, pérdida de clientes potenciales y perdida del tiempo de los empleados, por lo tanto, invertir en sistemas que ayuden a mejorar este intercambio de información, como FLAT, CRM, Yammer o Workplace, son esenciales para construir una mejor iniciativa empresarial.
